Onderstaand bericht ontvingen wij van de Raad van Beheer.
Corona en het functioneren van onze verenigingen
In de meest recente Noodverordening COVID-19 (van 9 april 2020), die in heel Nederland door de verschillende veiligheidsregio’s is uitgevaardigd, staat dat onder het begrip ‘evenement’ onder andere ‘wedstrijden’ moeten worden verstaan. Ook het begrip ‘samenkomst’ wordt omschreven. Daaronder vallen bijeenkomsten in voor het publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven, alsmede in vaartuigen, en samenkomsten buiten de publieke ruimte.
In de noodverordening staat verder dat het verboden is om samenkomsten te laten plaatsvinden, te (laten) organiseren of te laten ontstaan, dan wel aan dergelijke samenkomsten deel te nemen. Dit verbod geldt in elk geval tot en met 19 mei a.s.
Het verbod geldt echter niet voor samenkomsten, die nodig zijn voor de continuering van de dagelijkse werkzaamheden van instellingen, bedrijven en andere organisaties, mits daarbij niet meer dan honderd personen aanwezig zijn en mits de aanwezigen te allen tijde ten minste 1,5 meter afstand houden tot de dichtstbijzijnde persoon.
Verder heeft de Regering op 21 april jl. bekend gemaakt dat tot 1 september alle evenementen met een vergunnings- en meldplicht verboden zijn.
Daargelaten of voor de onder auspiciën van de Raad van Beheer georganiseerde evenementen in alle gevallen de hier bedoelde vergunnings- en meldplicht geldt, heeft de Raad van Beheer besloten zich aan dit verbod te conformeren. Er zullen dus geen wedstrijden, proeven, tentoonstellingen e.d. tot 1 september 2020 plaatsvinden.
Als het gaat om ‘samenkomsten’ zoals bestuurs- en ledenvergaderingen lijkt er op het eerste gezicht meer ruimte te zijn. Deze vergaderingen zijn nu al wel mogelijk,. Mits aan twee voorwaarden wordt voldaan:
- a. Er zullen niet meer dan 10 personen aanwezig zijn;
- b. De aanwezigen zullen te allen tijde ten minste 1,5 meter afstand houden tot de dichtstbijzijnde persoon.
Aan de eerste voorwaarden zal in de meeste gevallen voldaan kunnen worden zij het dat dit niet het geval is bij de Algemene Vergadering van de Raad van Beheer, aanvankelijk gepland voor 27 juni a.s., aangezien bij die vergadering doorgaans meer dan 100 personen aanwezig zijn, hetgeen de reden is dat wij hem hebben moeten uitstellen.
Het knelpunt zit hem in de tweede voorwaarde. Het gaat er daarbij niet alleen om dat de indeling van de zaal zodanig wordt gemaakt, dat iedereen minstens 1,5 meter van elkaar zit, maar evenzeer dat gewaarborgd wordt, dat die afstand ook in acht worden genomen bij aankomst, toiletbezoek en vertrek en dat is lang niet altijd mogelijk als het om ledenvergaderingen gaat.
De wetgever heeft hier ook voor gehad en via de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid twee belangrijke versoepelingen ingevoerd:
1. Normaal gesproken mag een vereniging alleen via elektronische weg vergaderen als dit expliciet in de statuten is opgenomen. Nu is het mogelijk om een ALV toch digitaal te houden, zonder dat dit in de statuten geregeld is. De voorwaarden zijn dat de vergadering digitaal voor de leden te volgen is en tot uiterlijk 72 uur van te voren zijn de leden in de gelegenheid om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de agendapunten;
2. Uitstel ten aanzien van de jaarstukken mag normaal alleen door de ALV verleend worden. Nu heeft het bestuur het recht de termijn met 4 maanden te verlengen.
Deze Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid is op 24 april jl. in werking getreden. De bepaling die het houden van een volledig digitale ALV mogelijk maakt, heeft terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020. De wet vervalt op in beginsel op 1 september 2020, behoudens de mogelijkheid van verlenging met telkens twee maanden.
Voor de verenigingen zijn de artikelen 5 t/m 7 van deze wet relevant.
Meer informatie vindt u op de website van de rijksoverheid: https://www.rijksoverheid.nl/actueel/nieuws/2020/04/24/verzamelwet-covid-19-justitie-en-veiligheid-treedt-in-werking
Een uitgebreidere uitleg vindt u ook op de website van de Raad van Beheer.